【2021-08-05/商業周刊/1760期 】 《商周書摘》
無作者
我相信「沒有人喜歡開會」，但這不是喜歡不喜歡的問題，因為開會就是工作的一部分。
只是我們參與了太多無效會議、無效溝通，「會議＝浪費時間」的厭惡感才油然而生。有許多性質的工作更是幾乎每天開會，例如生產製造部門每日的生產製造會議。
會議不只是會議，是值得全心投入的學習場域。利用不同會議培養自己解決問題的能力。
我在台積電參與最多的就是生產製造會議，最大的心得就是「有準備的人從不吃虧」，不要以為今天不是我報告，坐著聽就沒事了，因為莫非定律總有一天找上你。如果主管突然要你發表高見，而你卻答非所問，這鐵定比上台被盯得滿頭包還嚴重。
會議其實是訓練自己蒐集資料、分析，提問、簡報、回應、邏輯思考能力最棒的學習場域，同時也是觀摩他人解題能力最好的時機。面對惱人的會議，我們不妨換個角度思考，試著想想，如何透過參與會議訓練自己解決問題的能力。
部門例行性會議：強迫提案
很多企業會議都是同仁報告完，只有主管提問，其他人悶不作聲。這樣的會議，只有報告人對主管報告，其他人事不關己。現在連大學生上台報告，台下反應都不會如此冷漠。
我建議會議導入「強迫提問」規定，一個人報告完後，主管要問在座每個人看法，每個人都要發言、提問，這就是規定。強迫提問能間接啟動同仁的學習模式，專心聆聽同仁報告；提問時又能互相討論、彼此分享。
另外，不是每份報告和項目同仁都親身參與，我在台積電開會前一定要求自己看過所有報告資料，這樣才能在開會時提出「有意義」的問題。
反過來說，當你知道報告會被同事提問，就更該事先做好準備，如此更能幫助你掌握報告主題，甚至發現更多細節。
專案進度會議：即時回報
有一回我輔導的企業召開部門專案進度會議，某處長向高階主管報告時被問倒，但該處長要隔天才能回報解決方案。
這位處長其實可以利用會議空檔，打電話給部門主管，讓整個部門動起來幫忙查找資料，也許二十分鐘內問題就有解，接著再回報處長，替他「解圍」，基層同仁說不定還能立功。
會議主要目的是「解決問題」，但不是開完會，問題就解決了。我建議可即時處理的問題，最好在會議結束前立即解決，不用每回都把問題帶回去，浪費更多時間。
換句話說，這類型會議正是在訓練員工平時做好資料分類，整理相關數據和資訊，隨時應付緊急狀況。
跨部門專案會議：多元思考
跨部門專案會議能讓跨部門溝通更順暢，也能解決較為棘手、複雜的大問題。由於跨部門專案會議規模大，除了各部門的執行者參與，有時執行者的主管們也會列席。
人一多，看事情的角度就更多元了。而且，跨部門專案通常要求使命必達，不能延遲，也能間接養成同仁專案管理的能力：
向上管理：當專案遇到瓶頸或需要支援，適度讓更高階的主管出面解決。
跨部門溝通：來自各部門的同仁有不同個性、年資，專業度也不相同。如何帶領這些人朝共同目標邁進，是很棒的學習機會。
邏輯整合能力：與高階主管報告專案進度是艱難的挑戰，他們不喜歡聽流水帳，更是考驗同仁的邏輯整合及簡報力。
除此之外，參與會議更要養成記錄的好習慣，準備一本「寫給自己的會議紀錄」，或用Excel詳實記下參與過的會議，從會議學到什麼，解決了什麼問題，這也是一種知識管理，對提升工作能力非常有幫助。
我在輔導企業時，常發現許多專案小組開會非常沒效率。嚴格來說，這些會議都流於形式，根本沒有管理方法和規則可言。開會要更有效率，一定要有一套方法制度和規範流程。
提問是解題的開始，整合問題，釐清思考脈絡，才能強化邏輯思考。
懂主管怎麼問，磨練解題力
我們都有被主管問倒的經驗。主管提問，不是答不出來，就是措手不及。「為什麼那麼簡單也答不出來？」「自己做的報告，還一問三不知？」如果是嚴厲的主管，說不定還有更難聽的話。
「為什麼長官的提問，我都剛好沒準備？」好的長官提問，絕不是為了刁難，我們可以換個角度思考，進一步釐清主管提問的邏輯，了解一般商務往來最重要的問題點。
通常主管最在乎的是經營績效、數據指標，以及所有問題最終的結果。但一般人看指標時，最在意的其實只是這些差不多的數據「不要出大問題」就好。
如果我們能站在主管的角度看問題，從主管的提問思考問題，未來開會就不用怕了，因為所有問題都能在掌握之中。
我分享七個簡單的提問技巧，除了藉此從問題中得到好答案之外，更重要的是，透過這樣的邏輯思考訓練自己的解題力。七個技巧，只要融會貫通，隨時都能派上用場：
比較：就兩項或多項資料比較異同，例如，甲機台和乙機台，A主管和B主管。
5W2H：Why（為什麼）、What（是什麼）、Where（在何處）、When（在何時）、Who（由誰做）、How（怎麼做）、How Much（要多少）。把這些問題放在一起，彌補思考問題時的疏漏。
假如：思考假設的情境。例如，如果你是操作人員，你會如何？如果你是顧客，你想要的是什麼？
可能：利用聯想推測事物可能發展，或做回顧與前瞻性探討。例如，採用A案可提高工作效率，但對品質可能會有哪些影響？
想像：運用想像力於未來或化不可能為可能的事物，例如，這個作業方式最理想的狀況應該如何？
除了：為了突破成規，尋求不同的觀念或答案，例如，除了用甲、乙兩種方法外，還有沒有其他方法？
替代：用其他字詞、事物、觀念取代原有資料，例如，人工方式費時費力，是不是可以AI取代？
提問能力、問題分析與解決、邏輯思考能力，這些職場的基本功，不會隨著時代失去重要性，每個時代、每個產業、每個職場，都會有新的問題待我們突破。
這七個簡單的技巧其實是反問自己如何看待眼前的問題，你可以實際把工作遇到的問題，改用這些技巧重新梳理一遍。換一個思考角度，我相信你會有不同的見解。
【2021-08-05/商業周刊/1760期】
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